דוח חייבים מפורט בגלאנס: דף העבודה של הגבייה - לקוח, חוב והערות

בפוסט הקודם ראינו את דוח גיול חובות, שמסדר את החובות לפי הגיל שלהם. אבל כשיושבים בפועל לעשות גבייה, צריך משהו אחר: לא רק "כמה" ו"כמה זמן", אלא את כל התמונה מול כל לקוח - איזו חשבונית בדיוק פתוחה, מה מספר הטלפון שלו, מה סוכם בשיחה הקודמת, ואילו קבלות עוד לא שויכו. זה בדיוק דוח חייבים מפורט: דף העבודה של הגבייה.

איפה מוצאים אותו

בתפריט הצדדי, תחת דוחות וניתוחים, בוחרים דוח חייבים מפורט. בראש המסך יש מתג בין שני מצבים: דוחות חייבים (לקוחות) - כמה חייבים לכם, ודוח חובות מפורט (ספקים) - כמה אתם חייבים לספקים. שאר המסך זהה בשניהם. בפוסט הזה נתמקד בצד הלקוחות.

שלושה מספרים בראש

בראש רשימת החייבים מופיע סרגל סיכום עם התמונה הכללית: סה״כ חייבים (כמה לקוחות חייבים כרגע), סה״כ חוב (סך כל היתרות הפתוחות), וסה״כ באיחור (כמה מתוכו כבר עבר את מועד התשלום, עם מספר הלקוחות בסוגריים). כך יודעים תוך שנייה כמה כסף פתוח בסך הכול, וכמה ממנו כבר בפיגור.

כרטיס לכל לקוח

מכאן הדוח נפתח לפי לקוחות. לכל לקוח יש כרטיס משלו: בראש הכרטיס שם הלקוח, סה״כ החוב שלו, פרטי קשר (טלפונים, כתובת ואנשי קשר) וצ׳יפ אדום עם הסכום שבאיחור - כל מה שצריך כדי להרים טלפון בלי לחפש בשום מקום אחר. מתחת לכותרת הכרטיס נפרשת טבלה עם כל חשבונית פתוחה בנפרד: מספר המסמך, תאריך ההוצאה, תאריך התשלום, תיאור, הסכום הכולל, היתרה שנותרה פתוחה, וסימון באיחור (כן/לא). זה ההבדל המרכזי מדוח הגיול - כאן רואים את החוב פרוט לרמת החשבונית הבודדת, לא רק כסכום בדלי גיל.

יתרת כרטיס הלקוח מול סך החשבוניות

יש בכרטיס פרט חשוב שקל לפספס: לצד סה״כ החוב (סכום החשבוניות הפתוחות) מופיעה גם יתרת כרטיס לקוח - היתרה האמיתית בכרטסת הלקוח, שמביאה בחשבון גם קבלות, זיכויים ותשלומים. הדוח מציג את שני המספרים רק כשהם שונים זה מזה - וזה בדיוק הדגל שמעניין אתכם: פער בין השניים מסמן בדרך כלל תשלום שהתקבל אבל לא שויך לחשבונית, או זיכוי פתוח. במילים אחרות, הדוח לא רק מציג חוב - הוא גם מסייע לתפוס אי-התאמות בגבייה לפני שהן הופכות לבלגן.

הערות גבייה והתאמת קבלות - במקום אחד

מול כל חשבונית יש שני כפתורי פעולה שהופכים את הדוח מ"רשימה" לכלי עבודה:

• הוסף הערה - מתעדים ישירות על החוב מה סוכם בשיחה ("מבטיח תשלום עד ה-15", "ביקש לפצל לשניים"). ההערות נשמרות עם חותמת זמן ושם הכותב, וכולן נשלפות בכניסה הבאה - כך שכל מי שנוגע בגבייה רואה את אותה היסטוריה. אפשר גם להציג הערות שנמחקו, לצורכי מעקב.

• התאמת קבלה - אם התקבל תשלום שעדיין "מרחף" בלי שיוך, פותחים את רשימת הקבלות הפתוחות של אותו לקוח ומשייכים אותה לחשבונית הנכונה - וכך סוגרים את הפער בין יתרת הכרטיס לסך החשבוניות.

סינון, עמודות וייצוא

מעל הרשימה יש שליטה מלאה בתצוגה: בורר לקוחות לצמצום לרשימה ספציפית, שדה נכון ליום לחישוב נכון לתאריך שתבחרו, וסימון רק חובות באיחור כדי לראות רק את מה שבפיגור. אפשר גם להדליק ולכבות עמודות לפי הצורך, ולהחליט אם להציג את ההערות. בסיום לוחצים ייצוא לאקסל ומקבלים את הדוח כקובץ מסודר - כרטיס לכל לקוח, כל החשבוניות הפתוחות, והסיכום בכותרת - מוכן לשליחה למנהל, לרואה החשבון או לצוות הגבייה.

גיול חובות מול חייבים מפורט - מתי משתמשים בכל אחד

שני הדוחות עובדים על אותו מידע - חשבוניות פתוחות - אבל עונים על שאלות שונות. דוח גיול חובות הוא מבט-על: מטריצה של יתרות לפי גיל החוב, מצוין להנהלה ולתעדוף מהיר. דוח חייבים מפורט הוא דף העבודה: כרטיס פרטני לכל לקוח, פירוט לרמת החשבונית, הערות והתאמות - מצוין לצוות שיושב ומבצע את הגבייה בפועל. רובם משתמשים בשניהם: הגיול כדי להחליט אחרי מי לרדוף, והמפורט כדי לרדוף.

למה זה חשוב

גבייה טובה היא לא רק לדעת מי חייב - היא תהליך: להתקשר, לתעד, לעקוב, ולסגור. דוח חייבים מפורט מרכז את כל התהליך הזה למסך אחד, מעל נתונים שכבר קיימים במערכת. פחות מעקב בראש ובפתקים, פחות תשלומים "אבודים" שלא שויכו, ותזרים שנכנס מהר יותר.

זהו פוסט נוסף בסדרת הדוחות של Glance. בהמשך נמשיך דוח-דוח, ונראה איך כל אחד מהם הופך נתונים שכבר נמצאים במערכת לתובנה עסקית - ולפעולה.