כרטסת לקוח בגלאנס: כל התנועות מול הלקוח, עם יתרה רצה

"כמה הלקוח חייב לי בעצם?" זו שאלה שנשמעת פשוטה, אבל התשובה האמיתית היא לא מספר בודד - היא סיפור: כמה חשבוניות הוצאנו, אילו תשלומים התקבלו, אילו זיכויים ניתנו, ומה נשאר בסוף. כרטסת לקוח ב-Glance מציגה בדיוק את הסיפור הזה: כל תנועה כספית מול הלקוח, לפי הסדר, עם יתרה רצה שמתעדכנת שורה-שורה עד ליתרה הסופית.

איפה מוצאים אותה

בתפריט הצדדי, תחת דוחות וניתוחים, בוחרים כרטסת לקוח. המסך שנפתח נקרא כרטסת חשבונאית - וזה לא במקרה: זה למעשה ספר חשבונות מלא שיודע להציג כל סוג כרטיס בעסק, לא רק לקוחות. אבל השימוש הנפוץ ביותר, וזה שנתמקד בו כאן, הוא הכרטסת מול לקוח.

בוחרים כרטיס

בכרטיס הסינון בוחרים שני דברים: סוג כרטסת (במקרה שלנו - לקוח) ואת הכרטיס עצמו, כלומר הלקוח הספציפי. אפשר גם לצמצם לטווח תאריכים עם השדות מתאריך ועד תאריך, או להשאיר אותם ריקים כדי לראות את כל ההיסטוריה. עד שבוחרים כרטיס, הדוח ריק ומציג הודעה: "בחר סוג כרטסת וכרטיס כדי להציג את הכרטסת" - כי כרטסת תמיד מתייחסת לכרטיס אחד.

מה רואים בכרטסת

ברגע שנבחר לקוח, נפתח ספר החשבונות שלו. בראש מוצגת היתרה הנוכחית (בירוק אם הלקוח חייב, באדום אם יש לו יתרת זכות), ומתחת - טבלת התנועות עם חמש עמודות:

• תאריך - מתי נרשמה התנועה.

• סוג - סוג התנועה: חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, חשבונית זיכוי, תקבול וכו׳.

• הכנסה (חיוב) - תנועה שמגדילה את יתרת הלקוח, למשל חשבונית.

• הוצאה (זיכוי) - תנועה שמקטינה אותה, למשל קבלה או חשבונית זיכוי.

• יתרה - היתרה הרצה אחרי אותה תנועה.

כך רואים לא רק כמה הלקוח חייב היום, אלא איך הגענו לסכום הזה - כל חשבונית שהעלתה את היתרה וכל תשלום שהוריד אותה. יש גם מתג הצג מע״מ בנפרד, שמפצל כל מסמך לרכיב הנטו ולמע״מ בנפרד למי שרוצה את הפירוק החשבונאי המלא (כבוי כברירת מחדל, כך שכל מסמך מוצג כשורת ברוטו אחת).

כרטסת לא רק ללקוחות

שווה לזכור את מה שראינו בהתחלה: אותו מסך בדיוק יודע להציג כרטסת לכל סוג כרטיס - ספקים, קופות מזומן, כרטיסי אשראי, כרטיסי הכנסה והוצאה, ואפילו כרטיס המע״מ. פשוט מחליפים את סוג כרטסת ובוחרים כרטיס אחר. זה הופך את המסך הזה לכלי ההצצה המהיר אל ספר החשבונות הכפול של העסק - בלי צורך בתוכנת הנהלת חשבונות נפרדת.

מייצאים ומדפיסים

לכרטסת לקוח יש גם ייצוא PDF והדפסה. גרסת ה-PDF היא כרטסת חשבונאית לכל דבר: בכותרת שם הלקוח וטווח התאריכים, שורת יתרת פתיחה בתחילת התקופה, כל התנועות עם עמודות חוב וזיכוי ויתרה רצה, ובסוף שורת יתרת סיום מודגשת. זה בדיוק הפורמט שרואה החשבון מכיר ואוהב - קובץ מסודר שאפשר לשלוח להתחשבנות, לבדיקת התאמות, או כשלקוח מבקש "תשלחו לי ריכוז של מה שרשום אצלכם".

למה זה חשוב

הכרטסת היא המקור האמת ליחסים הכספיים מול לקוח. כשיש ויכוח על "שילמתי / לא שילמתי", כשצריך להתאים מול רואה החשבון בסוף שנה, או כשפשוט רוצים להבין למה היתרה היא מה שהיא - הכרטסת עונה על הכול במסך אחד, מעל אותם נתונים שכבר קיימים במערכת. אין צורך להצליב חשבוניות מול קבלות ידנית: כל תנועה כבר יושבת בספר החשבונות הכפול, והכרטסת פשוט מציגה אותו בצורה קריאה.

זהו פוסט נוסף בסדרת הדוחות של Glance. בהמשך נמשיך דוח-דוח, ונראה איך כל אחד מהם הופך נתונים שכבר נמצאים במערכת לתובנה עסקית - ולפעולה.