דוח כמויות לפי לקוח וספק: כמה מכל מוצר יצא, נכנס, ולאן - עם השוואת תקופות

רוב הדוחות במערכת מדברים בשפה של כסף - כמה הכנסתם, כמה הוצאתם. אבל לא מעט החלטות עסקיות נשענות דווקא על כמויות: כמה מגבות באמת יצאו החודש? איזה לקוח לוקח את רוב המלאי של מוצר מסוים? האם הרכש שלנו מספק כלשהו עולה או יורד? על השאלות האלה עונה זוג דוחות שקל לפספס - דוח כמויות לפי לקוח ודוח כמויות לפי ספק.

שניהם יושבים תחת דוחות וניתוחים, והם תמונת ראי זה של זה: האחד סופר את הכמויות שיצאו ללקוחות, השני את הכמויות שנכנסו מספקים.

דוח כמויות לפי לקוח

בוחרים טווח תאריכים ומקבלים פירוט של כמה יחידות מכל מוצר יצאו לכל לקוח - עם המק״ט, היחידה, הכמות והשווי הכספי:

כל שורה היא מוצר, מקובצת תחת הלקוח שקיבל אותו. בתחתית - סך הכל של כל הכמויות והשווי. כך רואים במבט אחד מי הלקוחות הכבדים, אילו מוצרים זזים אצל כל אחד, וכמה כסף זה שווה.

הפינה החזקה: השוואת תקופות

זה מה שהופך את הדוח מ"רשימה" ל"תובנה". מפעילים את השוואת תקופות, בוחרים תקופה שנייה, והדוח מוסיף שלוש עמודות:

• כמות (נוכחי) - הכמות בתקופה שבחרתם.

• כמות (השוואה) - הכמות בתקופה הקודמת.

• שינוי - הפער ביניהן, בצבע: ירוק לגידול, אדום לירידה.

עכשיו אפשר לראות מיד שלקוח הגדיל ב-20 יחidות מוצר אחד אבל הפחית ב-20 במוצר אחר - בדיוק סוג המגמה ששווה לשים לב אליה לפני שהיא מפתיעה אתכם.

דוח כמויות לפי ספק - אותו כלי, מהצד השני

אותו מבנה בדיוק, אבל כלפי הרכש: כמה יחידות מכל מוצר נרכשו מכל ספק, ובהשוואה לתקופה קודמת.

זה הדוח שכדאי לפתוח לפני שיחה עם ספק: אתם מגיעים עם נתון מדויק של כמה קניתם ממנו, באילו מוצרים, ואיך זה השתנה - קלף מיקוח לא רע בכלל מול בקשה להנחת כמות.

מאיפה הנתונים מגיעים

הדוחות נבנים ישירות מהמסמכים שכבר יצרתם - חשבוניות ותעודות משלוח בצד הלקוח, חשבוניות ספק ותעודות קבלה בצד הספק. הם קוראים את שורות המוצרים בפועל, ולכן:

• אין צורך במודול מלאי - הדוח עובד לכל עסק, גם בלי ניהול מלאי מלא.

• מוצרים עם מק״ט מופיעים כשורה נפרדת ומזוהה לפי שם; שורות בלי מק״ט מתקבצות לשורת "כללי" אחת. אז אם חשוב לכם פירוט לפי מוצר - שווה לתת מק״ט למוצרים.

• זיכויים והחזרות מקוזזים אוטומטית, וחשבונית שמקושרת לתעודת משלוח לא נספרת פעמיים.

למי זה מתאים

לכל עסק שמוכר או קונה מוצרים פיזיים - מלונות, חנויות, סיטונאים, נותני שירות עם חומרים. הדוח עונה על שאלות שדוח כספי לא יכול: כמה של מה הלך לאן, ולאיזה כיוון זה נע.

שני הדוחות ניתנים להורדה כ-Excel או PDF, וזמינים תחת חבילת דוחות וניתוחים מתקדמים.