ניהול עובדים, משמרות ונוכחות במקום אחד — קבוצות עובדים, תבניות ולוח משמרות, בקשות שיבוץ, נוכחות ו-QR, ודוחות נוכחות.
כל הכניסות, היציאות וההפסקות של הצוות מתכנסות למקום אחד - עם סיכום שעות לכל עובד, שעות רגילות ונוספות, ימי עבודה והפסקות. שתי תצוגות, ייצוא ל-Excel ו-PDF, והערות להנהלת חשבונות. זו התחנה האחרונה לפני חישוב השכר.
שעון נוכחות בלי חומרה, בלי אפליקציה להתקין ובלי כרטיסים מגנטיים. מדפיסים קוד QR אחד, תולים בכניסה - והעובדים סורקים עם הטלפון כדי לדווח כניסה ויציאה. כל דיווח זורם ישר לדוחות הנוכחות.
אחרי שפותחים שבוע, העובדים בוחרים לעצמם את המשמרות שמתאימות להם - והבקשות שלהם מגיעות אליכם למסך אחד לאישור. מאשרים או דוחים בלחיצה, והלוח מתעדכן. סוף לרשימות וואטסאפ של "אני יכול ביום שלישי".
כאן הכול מתכנס. לוח המשמרות לוקח את התבניות, המשמרות המיוחדות והשיבוצים - ומרכיב מהם תמונה אחת ברורה של השבוע: איזו משמרת מאוישת, איזו חסרה עובדים, ואיזו עדיין ריקה לגמרי. הכול בצבעים, במבט אחד.
כמה משמרות מותר לעובד לקחת ביום? כמה שעות מנוחה חייבות להיות בין משמרות? מי מאשר שיבוץ, ומתי אפשר לבטל? במקום לזכור את כל הכללים ולאכוף אותם ידנית, מגדירים אותם פעם אחת במסך המדיניות - והמערכת דואגת לשאר.
תבניות מכסות את השגרה, אבל בכל עסק יש גם ימים שיוצאים מהכלל - אירוע מיוחד, ספירת מלאי, יום גיבוש, חג. בשביל אלה יש משמרות מיוחדות: משמרת חד-פעמית לתאריך ספציפי, בלי לגעת בשגרה הקבועה.
רוב המשמרות בעסק חוזרות על עצמן שבוע אחרי שבוע - משמרת בוקר, משמרת ערב, סוף שבוע. במקום לבנות אותן מחדש כל פעם, מגדירים תבנית אחת: שעות, כמה עובדים צריך, ובאילו ימים היא פעילה - ולוח המשמרות מתמלא לבד.
לפני שמשבצים משמרת אחת, כדאי לארגן את הצוות לקבוצות - מטבח, קבלה, מטפלים. זו לא רק תוויות יפות: הקבוצות הן מה שמחבר בין העובדים לבין המשמרות שהם רשאים לאייש, ומה שמאפשר לסנן, לשבץ ולתמחר נכון. זה הצעד הראשון במודול ניהול המשמרות.
