תכנון תקציב ותקציב מול ביצוע: לתכנן קדימה ולבדוק אם עמדתם ביעד

רוב בעלי העסקים יודעים בדיוק כמה הם מכרו/קנו אתמול - אבל מעטים יודעים לומר האם הם בתוך התקציב שהציבו לעצמם בתחילת השנה. תכנון תקציב הוא ההבדל בין לנהל עסק לפי מה שקורה, לבין לנהל אותו לפי מה שתכננתם.

מסך תכנון תקציב ב-Glance עושה בדיוק את זה, ובשני צעדים: קודם אתם קובעים יעד לכל קטגוריית הוצאה והכנסה, פר חודש - ואז המערכת משווה את היעד הזה לביצוע האמיתי שמצטבר מעצמו מתוך החשבוניות, התשלומים והשכר שכבר רשומים במערכת. בלי אקסל צדדי, בלי להזין נתונים פעמיים.

המסך נמצא תחת דוחות וניתוחים ← תקציב ותחזית.

שני מסכים, לשונית אחת

בראש המסך יש שתי לשוניות שמחליפות את מה שאתם רואים על אותה טבלה:

• תכנון תקציב - כאן אתם מזינים את היעדים.

• תקציב מול ביצוע - כאן אתם רואים כמה באמת הוצאתם והרווחתם מול היעד.

בשתי הלשוניות אפשר לעבור בין הוצאות להכנסות, ולבחור את השנה בעזרת החיצים.

שלב 1: קובעים את התקציב

בלשונית תכנון תקציב מקבלים טבלה של כל הקטגוריות (מקובצות תחת קבוצות-אב כמו עלות המכר, הוצאות שכר, הוצאות הנהלה וכלליות) מול 12 חודשי השנה. כל תא הוא שדה קליט - פשוט מקלידים את הסכום המתוכנן לאותה קטגוריה באותו חודש.

הפיצ'ר הקטן שחוסך הכי הרבה זמן: אחרי שמזינים סכום בחודש מסוים, המערכת שואלת "נקודתי או תקף לחודשים הבאים?". בחירה ב"תקף גם לחודשים הבאים" ממלאת את אותו סכום אוטומטית עד סוף השנה - כך שאפשר לתקצב שכירות קבועה או משכורות בהקלדה אחת במקום שתים-עשרה.

בסיום לוחצים על שמור שינויים (הכפתור מופיע רק כשיש מה לשמור), והתקציב נשמר פר קטגוריה, פר חודש.

שלב 2: משווים לביצוע האמיתי

כאן נכנס הכוח האמיתי. עוברים ללשונית תקציב מול ביצוע, ובכל תא מופיעים שלושה נתונים זה מעל זה:

• תחזית - הסכום שתכננתם.

• בפועל - כמה באמת יצא או נכנס, מחושב אוטומטית.

• הפרש - הפער בין השניים, בצבע.

הצבע הוא מה שהופך את המסך לקריא במבט: ירוק = לטובת העסק, אדום = לרעת העסק. וההיגיון מותאם לסוג הנתון - בהוצאות, לשלם פחות מהתקציב זה ירוק; בהכנסות, להכניס יותר מהיעד זה ירוק. אין צורך לחשוב איזה כיוון "טוב" בכל שורה, העין פשוט תופסת את זה.

בתחתית הטבלה יש שורות סיכום - סה"כ תחזית, סה"כ בפועל וסה"כ הפרש - כך שרואים בשקל אחד האם החודש, הרבעון או השנה כולה בתוך המסגרת.

מאיפה מגיע ה"בפועל"?

זה לא סכום שמישהו צריך להקליד - הוא נשאב מהנתונים שכבר קיימים במערכת, בדיוק כמו בדוחות ההכנסות וההוצאות:

• בצד ההכנסות: חשבוניות מס וחשבוניות מס-קבלה, בניכוי זיכויים.

• בצד ההוצאות: חשבוניות ספק, תשלומי שכר לעובדים, וקבלות/הוצאות שהעליתם למערכת.

כל תנועה משויכת אוטומטית לקטגוריה - לפי שיוך ידני, לפי הקטגוריה של המוצר, או לפי קטגוריית ברירת המחדל של הלקוח/הספק.

שורת "ללא קטגוריה" - כדי שכלום לא ייפול בין הכיסאות

אם קיימת תנועה אמיתית שלא שויכה לאף קטגוריה, היא לא נעלמת - היא מופיעה בשורה מודגשת בשם ללא קטגוריה. לחיצה על התא פותחת חלון שמראה בדיוק אילו מסמכים ותשלומים נופלים לשם, ומאפשר לשייך אותם לקטגוריה במקום - כך שההשוואה הבאה כבר תהיה מדויקת. זה מנגנון שמבטיח שהתמונה הכוללת תמיד מלאה, בלי "הוצאות אבודות".

למי זה מתאים

• בעל עסק שרוצה משמעת פיננסית - לקבוע תקרה להוצאות מראש ולראות בזמן אמת מתי חורגים ממנה.

• מנהל שמדווח למועצה או לשותפים - טבלת תקציב מול ביצוע היא בדיוק מה שמצפים לראות בישיבת רבעון.

• עסק עונתי - עם המילוי-קדימה אפשר לתכנן שנה שלמה עם הוצאות משתנות בין העונות בכמה דקות.

נקודות שכדאי לזכור

• התכנון הוא פר קטגוריה × פר חודש - רזולוציה מספיק דקה כדי לתפוס חריגה נקודתית, לא רק ממוצע שנתי.

• אפשר לצפות בהשוואה ברזולוציית חודש, רבעון, חצי שנה או שנה - לפי איך שנוח לכם לנתח.

• המסך זמין תחת חבילת דוחות וניתוחים מתקדמים.

תכנון תקציב הוא לא עוד דוח שמסתכל אחורה - הוא הכלי היחיד בלוח שמסתכל קדימה, ובאותה נשימה בודק אם הגעתם ליעד. שווה להקדיש לו חצי שעה בתחילת השנה; הוא יחזיר לכם את הזמן הזה בכל חודש שבו תדעו בדיוק איפה אתם עומדים.