חיוב חודשי ללקוחות קבועים: איך מפסיקים להפיק את אותה חשבונית כל חודש

"שוב ה-1 לחודש, ושוב אני צריך להפיק את אותן החשבונית לאותם לקוחות."
מי שעובד עם לקוחות קבועים מכיר את זה.
ריטיינר לשירות חוזר - ליווי חודשי, מנוי לחדר כושר או כל שירות/חיוב שחוזר כל תקופה קבועה.
סכום החשבונית והשירות/ים כבר ידועים מראש - ועדיין אנחנו צריכים כל חודש לחזור על כתיבת החשבונית,
הסכום, חישוב המע״מ , לשלוח ללקוח ולהמתין לתשלום.

למה חיוב חוזר ידני מתפקשש לפעמים?

• הוא תלוי בזיכרון שלנו ו/או בפעולות ידניות.
  כשמדובר בלקוחות בודדים, זה לא באמת בעייתי. אבל כשהעסק מבוסס על חיובים חוזרים, פה מתחילים הבעיות.

• הכל נשאר לרגע האחרון.
  יום חיוב נופל על שבוע עמוס, ומה שלא דחוף מחכה, אצל רוב העסקים החשבונית חיוב היא האחרונה ברשימה.

• הוא נעשה ידנית כל פעם מחדש.
  צריך להסתמך על עצמנו ו/או על עובדים שיעתיקו כל חודש את כל הסכומים, כל התיאורים וכל החשבוניות מחדש. איך לא יהיו טעויות?

• המידע הכולל לא זמין.
  נגיד שהכל עובד כמו שצריך, יש לנו תמיד את המידע שאנחנו צריכים?
  כדי לדעת ולהיות במעקב אנחנו צריכים בנוסף להוצאת החשבונית גם לעדכן אקסל/מחברת או גרוע מזה, הכל נמצא בראש של האחראי.

מה אפשר לעשות גם בלי תוכנה מיוחדת

יש מספר הרגלים שכדאי לאמץ:

1. יום חיוב קבוע, ומכתיבים אותו מראש.
   קובעים תאריך בחודש שבו משימת הוצאת החשבוניות הוא בעדיפות עליונה.

2. רשימה אחת של לקוחות קבועים.
   שם, סכום, תדירות, יום חיוב. גיליון פשוט מספיק. כשהרשימה במקום אחד, רואים מי חסר.

3. סכום קבוע, והתוספות בנפרד.
   יש לקוחות שבנוסף לסכום הקבוע מבקשים לפעמים ״אקסטרא״. ברגע שזה קורה אנחנו צריכים לעדכן מיידית את הגיליון ולהוסיף את מה שצריך. לא לדחות את ההוספה ליום אחר. יש לדואג שיהיה מובן שהתוספת זה חיוב חד פעמי.

4. בדיקה קצרה ביום אחרי יום החיוב.
   עם שליחת החשבוניות כדאי לעבור שוב על הגיליון מול החשבוניות לפני ששולחים את כולם ולוודא שאכן לא פספסנו לקוח ו/או שירות שצריך לחייב. מצאנו? עדיין לא מאוחר לתקן.

5. לבדוק שכתובת המייל נכונה.
   כיום רוב החשבוניות נשלחות במייל, כדאי מאוד לוודא מדי פעם שאכן החשבוניות מגיעות ללקוח - למייל הרלוונטי.

אלה הרגלים שחוסכים כאב גם אם אתם לא משתמשים בגלאנס.
הם רק דורשים משמעת, ובחודש עמוס משמעת היא הדבר הראשון שנופל.

דוגמה להמחשה: מעצבת עם 12 לקוחות קבועים

הדוגמה כאן מומצאת, רק כדי להראות את התמונה.
מעצבת גרפית עובדת עם 12 לקוחות על ריטיינר חודשי.
בכל 1 לחודש היא מקדישה זמן לחשבוניות: עוברת לקוח, לקוח, בודקת מה ההסכם מולו/איך הייתה החשבונית האחרונה שנשלחה אליו - ומייצרת/רושמת חשבונית חדשה .
בחודש אחד יש לה שבוע של הגשת פרוייקט ללקוח גדול, והחשבוניות יוצאות רק ב-9 .
חיובים
מספיק שיש כמה לקוחות שמשלמים רק לאחר קבלת החשבונית (ולא מחויבים אוטומטית), יש סיכוי סביר שהתשלום עבורם יתעכב בחודש.

שום דבר מזה לא קרה בגלל רשלנות.
משימה שחוזרת על עצמה בדיוק אותו דבר כל חודש היא המשימה הראשונה שנדחית כשיש משהו דחוף.
וככל שהיא נדחית, הלקוחות מתרגלים לקבל את החשבונית "כשתגיע".

איך זה עובד בגלאנס

ב-Glance אפשר להפוך חיוב חוזר לריטיינר: מגדירים פעם אחת, והמסמך מופק לבד.

• תדירות לבחירתכם.
  כל X ימים, שבועות, חודשים או שנים, עם יום חיוב קבוע.

• תצוגה מקדימה.
  רואים מראש איך ייראו המסמכים במחזורים הבאים, לפני שמפעילים.

• חיוב ראשון מלא.
  אפשר להגדיר שהמחזור הראשון יופק מיד - באופן מלא או יחסי עד החיוב שאחריו

• חיוב חד-פעמי.
  צריך להוסיף סכום החודש בלבד? מוסיפים אותו למחזור הבא (או לכמה מחזורים) בלי לגעת בסכום הקבוע.

• חיוב מכרטיס שמור.
  כשהלקוח שמר כרטיס, ריטיינר יכול לגבות ממנו ולהפיק חשבונית מס קבלה בפעולה אחת. אפשר לקבל כרטיס מהלקוח גם בבקשה שנשלחת במייל או ב-SMS. החיוב מהכרטיס דורש חיבור לשירות הסליקה (Grow), ולכן הוא תלוי בהגדרות החשבון.

• הוראת קבע.
  אפשר ליצור הוראת קבע מכרטיס שמור, גם ממסמך שכבר הופק, עם מסמך בכל חיוב.

וכשמשהו משתבש, רואים אותו:

• כשל בחיוב.
  מסך שמראה מה נכשל, למשל חיוב שנדחה או חיוב שנגבה בלי שהמסמך הופק, ואפשר לנסות שוב משם.

• מייל השליחה.
  רואים לאן המסמך נשלח, ומקבלים סימון אם אין כתובת מייל בכרטיס הלקוח.

• חיובים קבועים בדשבורד.
  כרטיס שמסכם את הריטיינרים וההוראות הקבע לפי תדירות, כולל שנתי, כך שהתמונה של "מה אמור להיכנס" לא נמצאת רק בראש.

לפני שמפעילים לקוח חדש כדאי לעבור יחד עם הלקוח על הסכום, התדירות ויום החיוב. חיוב אוטומטי הוא נוח, אבל הוא צריך להיות מוסכם מראש. ואם יש שאלה על הטיפול החשבונאי בהכנסה חוזרת, זו שאלה לרואה החשבון.

לסיכום

אם אתם מנפיקים אותה חשבונית לאותם לקוחות כל חודש, זה לא עניין של משמעת. זה עניין של מערכת. גם גיליון וקבוצת תזכורות מחזירים שליטה, ואם הרשימה גדלה, ריטיינר מוציא מהראש את העבודה החוזרת.

עוד על הצד של הגבייה: למה אתם עדיין רודפים אחרי תשלומים?, כרטסת לקוח: כל התנועות מול הלקוח, עם יתרה רצה ודוח הכנסות: כל ההכנסות שלכם בטווח תאריכים אחד.

רוצים לראות איך ריטיינר נראה אצלכם? נסו את Glance.