למה אתם עדיין רודפים אחרי תשלומים?
שלחתם חשבונית. אחרי שבוע שלחתם תזכורת. אחרי שבועיים התקשרתם, והלקוח אמר "בטח, אני מעביר היום" - ולא העביר. אחרי חודש שלחתם שוב את אותה חשבונית, כי הוא לא מוצא אותה.
זה לא סיפור על לקוח בעייתי. זה תיאור של תהליך הגבייה הרגיל בהרבה מאוד עסקים.
במאמר קודם שאלנו כמה כסף הלקוחות חייבים לכם כרגע - איך לראות את החוב הפתוח ולהחליט במי לטפל. אבל הדרך הטובה באמת לנהל מרדף אחרי תשלומים היא לא לנהל אותו טוב יותר. היא לצמצם מראש את מספר הפעמים שצריך לבקש.
הבעיה היא בדרך כלל לא שהלקוח לא רוצה לשלם
רוב החוב הפתוח בעסק קטן הוא לא סירוב. הוא חיכוך.
הלקוח קיבל PDF במייל. כדי לשלם הוא צריך למצוא את המייל, לפתוח את הקובץ, לאתר את פרטי הבנק, להיכנס לאפליקציה, להקליד מספר חשבון ולאשר. שש פעולות שדורשות ישיבה מסודרת מול המסך - בשביל 800 ₪.
אז זה נדחה. לא מתוך כוונה רעה, פשוט כי זה אף פעם לא הדבר הדחוף ביותר באותו רגע. ואז נדחה שוב.
כל צעד שמורידים מהדרך שבין הלקוח לבין התשלום מקצר את הזמן עד שהכסף נכנס. זו כל התורה, והשאר הוא יישום שלה בשלוש רמות.
רמה 1: שהחשבונית עצמה תהיה ניתנת לתשלום
הפער הכי גדול הוא בין "קיבלתי חשבונית" לבין "יש לי איפה ללחוץ".
כשמפיקים חשבונית מס ב-Glance ושולחים אותה ללקוח, אפשר לצרף לה כפתור תשלום. הלקוח מקבל מייל עם שני כפתורים: אחד לצפייה במסמך, ואחד שכתוב עליו תשלום מאובטח, עם הסכום שנותר לתשלום. לחיצה מעבירה אותו לעמוד המאובטח של חברת הסליקה, והוא משלם בכרטיס אשראי מהטלפון, תוך פחות מדקה. אפשר לשלוח את אותו לינק גם ב-SMS.
שלוש נקודות שכדאי להכיר:
ההחלטה היא פר שליחה, לא הגדרה גורפת. אותה חשבונית נשלחת לפעמים גם ללקוח וגם לרואה החשבון שלו. הראשון אמור לשלם, השני לא. לכן הצירוף הוא תיבת סימון בחלון השליחה, שמסומנת מראש כשיש לינק אפשרי. מי שרוצה שזה יקרה תמיד יכול להדליק הגדרה אחת ברמת החברה, שמצרפת לינק לכל מייל של הפקה.
הסכום מתעדכן. הלינק נקוב בסכום הפתוח באותו רגע. אם על חשבונית של 1,000 ₪ כבר נכנסו 400, הלינק הבא יהיה על 600 ₪.
וכשהלקוח משלם, הספרים נסגרים לבד. Glance מפיק קבלה אוטומטית, מקשר אותה לחשבונית, והחוב נסגר. בקבלה מופיעות 4 הספרות האחרונות של הכרטיס ומספר האישור, בדיוק כמו בגבייה ידנית. אתם לא צריכים לעשות כלום - לא להפיק מסמך, ולא לסמן ששולם.
הכפתור הזה קיים על חשבונית מס בלבד, וזה מכוון. על חשבונית מס קבלה הוא היה הזמנה לתשלום כפול, כי היא כבר מצהירה שהתקבל תשלום.
רמה 2: לבקש את הכרטיס פעם אחת
אם לקוח חוזר משלם לכם כל חודש, אין סיבה שכל חודש הוא יזין מחדש מספר כרטיס.
ב-Glance שולחים ללקוח בקשה לשמירת כרטיס - ב-SMS, במייל או בוואטסאפ. הוא נכנס לעמוד מאובטח ומזין את הפרטים שם, אצל חברת הסליקה. אתם לא רואים ולא מקלידים מספר כרטיס בשום שלב. מה שנשמר אצלכם הוא טוקן, ארבע ספרות אחרונות, סוג הכרטיס ותוקף - מספיק כדי לחייב, לא מספיק כדי לדלוף.
מכאן ואילך אפשר לחייב את הלקוח בלחיצה, עם או בלי הפקת מסמך, ואפשר להשתמש בכרטיס כמנוע של חיוב קבוע.
ללקוח אחד יכולים להיות כמה כרטיסים, ואפשר לקבוע איזה מהם הוא כרטיס החיובים שלו. זו לא בחירה קוסמטית: ברגע שקובעים כרטיס, כל החיובים העתידיים של אותו לקוח - הריטיינרים והוראות הקבע - עוברים לחייב אותו. אין מצב שכרטיס הוחלף והחיוב ממשיך לרוץ על כרטיס ישן שפג תוקפו.
רמה 3: תשלום שחוזר על עצמו - שיחזור על עצמו לבד
זה השלב שבו הגבייה מפסיקה להיות משימה חודשית. ב-Glance יש לזה שני כלים, לשני מצבים שונים.
ריטיינר - כשיש סכום קבוע ויום קבוע
ריטיינר הוא מסמך שחוזר. מגדירים לקוח, סכום, ויום בחודש - ומאותו רגע המסמך מופק לבד.
הבחירה המשמעותית היא סוג המסמך:
חשבונית עסקה או חשבונית מס - המסמך מופק ונשלח, והגבייה עצמה קורית בערוץ אחר (העברה בנקאית, הוראת קבע בבנק). למצב הזה לא צריך סליקה בכלל - מספיק שרוצים שהמסמך ייצא לבד בכל חודש.
חשבונית מס קבלה - כאן הריטיינר גם מחייב את הכרטיס השמור של הלקוח, ומפיק את המסמך רק אחרי שהחיוב אושר. זה לא פרט טכני: חשבונית מס קבלה מצהירה שהתקבל תשלום, ואסור שהיא תתקיים בלי חיוב שאושר.
כמה דברים שנועדו לתרחישים מהחיים:
חיוב יחסי בפעם הראשונה. לקוח שהצטרף ב-16 בחודש, כשיום החיוב שלכם הוא ה-1, לא צריך לשלם חודש מלא. Glance מחשב את החלק היחסי - 16 מתוך 31 ימים - מפיק מסמך על הסכום הזה, ורושם בהערות המסמך בדיוק איזו תקופה חויבה. מהחודש הבא הוא מסונכרן עם כל השאר. ואם דווקא רוצים לגבות חודש מלא כבר בהתחלה - למשל כשמחייבים על תקופה שכבר עברה - אפשר לבחור גם את זה.
ימים שמדלגים עליהם. אפשר לסמן ימים בשבוע שבהם לא מפיקים, והחיוב יידחה ליום הבא שמותר בו.
כותרת שמתעדכנת לבד. בכותרת המסמך אפשר לשתול תבנית כמו {{ month }} או {{ year }}, וכל הפקה תצא עם החודש והשנה הנכונים בלי שתיגעו בזה.
תצוגה מקדימה לפני שמירה. אפשר לראות את המסמך הראשון כ-PDF אמיתי לפני שהריטיינר בכלל נוצר.
לאן נשלח. אפשר להגדיר כתובת מייל ייעודית למשלוח, נפרדת מזו שעל כרטיס הלקוח - למשל מחלקת הנהלת חשבונות אצל הלקוח - ולערוך אותה ישירות מהרשימה.
הוראת קבע - כשהמחזור לא בהכרח חודשי
הוראת קבע נבנית מתוך חשבונית שכבר הפקתם: פותחים אותה ולוחצים "צור הוראת קבע", והשורות, הסכום והמע״מ עוברים כמו שהם ומוקפאים.
ההבדל מריטיינר הוא הגמישות במחזור. כאן אפשר להגדיר כל 10 ימים, כל 4 שבועות, כל חצי שנה - ולא רק יום קבוע בחודש. אפשר לקבוע שהיא רצה ללא הגבלה, עד תאריך, או מספר חיובים מוגדר.
בכל חיוב מופק מסמך אמיתי - חשבונית מס קבלה או קבלה, לפי בחירתכם - דרך אותו מסלול בדיוק של הפקה ידנית עם חיוב. אותו מע״מ, אותו מספור, אותה שורת אשראי.
ואם ללקוח עדיין אין כרטיס שמור, אפשר ליצור את הוראת הקבע בכל זאת ולשלוח לו קישור להזנת כרטיס. היא תמתין, ותתחיל לרוץ ברגע שהוא יזין.
מה קורה כשחיוב נדחה
כאן נמצא ההבדל בין "יש לנו חיוב אוטומטי" לבין מערכת שאפשר לסמוך עליה. חיובים נדחים - מסגרת, תוקף, כרטיס שהוחלף - וזה קורה גם בעסקים מסודרים.
ניסיון חוזר למחרת, לא בחודש הבא. כרטיס שנדחה בגלל מסגרת עובר בדרך כלל יום אחרי. אין סיבה לחכות מחזור שלם.
עוצרים אחרי שלוש דחיות רצופות. לא מנסים לנצח: צבירת דחיות מול חברת האשראי פוגעת בעסק שלכם. אחרי שלוש, החיוב נעצר וממתין להתערבות. החלפת כרטיס או הפעלה מחדש מאפסות את המונה.
ומפרידים בין שתי תקלות שנראות אותו דבר. יש הבדל עצום בין "הכרטיס נדחה, אין כסף" לבין "הכסף נגבה אבל המסמך לא הופק". הן נראות זהות ברשימה, והפעולה הנכונה בהן הפוכה: בראשונה צריך לחייב שוב, ובשנייה אסור לחייב שוב - צריך רק להפיק את המסמך החסר.
Glance מבדיל ביניהן לפי מה שקרה בפועל בעסקה, מסמן כל אחת בתווית משלה, ומאפשר לסנן לפיהן. ניסיון חוזר על תקלה מהסוג השני מפיק את המסמך בלבד ולא מחייב שוב, ואפשר לעשות את זה לכל השורות במכה אחת.
זה הסוג של פרט שלא חושבים עליו כשבוחרים מערכת, ומגלים אותו בפעם הראשונה שלקוח מחויב פעמיים.
ממה כדאי להתחיל
לא צריך לעבור לחיוב אוטומטי מחר בבוקר. הסדר ההגיוני הוא:
הדליקו לינק לתשלום על החשבוניות. זה שינוי של תיבת סימון אחת, לא דורש שום שינוי בהתנהלות מול הלקוח, ומקצר את זמן הגבייה כבר בחשבונית הבאה.
בלקוחות שחוזרים כל חודש, בקשו כרטיס פעם אחת. רוב הלקוחות הקבועים יסכימו, במיוחד אם מסבירים שזה חוסך להם את הבקשה החוזרת.
את הקבועים באמת - העבירו לריטיינר. מהרגע הזה המסמך מופק, נשלח ונגבה בלי שאף אחד בעסק צריך לזכור.
השאלה שסגרה את המאמר הקודם הייתה כמה כסף הלקוחות חייבים לכם. השאלה כאן היא אחרת: כמה מהחוב הזה בכלל היה צריך להיווצר?
חלק ניכר ממנו הוא לא בעיית גבייה. הוא בעיית נגישות - ואת זו פותרים פעם אחת.
אפשר להתנסות בגלאנס - ההרשמה חינם ולוקחת דקה.
נכתב על ידי
ליאור אלקבץ
מייסד ומנכ״ל גלאנס.