דוח מסמכים בגלאנס: בונים בעצמכם כל דוח על המסמכים

רוב הדוחות שראינו בסדרה עונים על שאלה אחת קבועה: כמה הכנסתי, מי חייב לי, מי מכר הכי הרבה. דוח מסמכים שונה - הוא לא עונה על שאלה אחת, הוא נותן לך לשאול את השאלה שלך. זהו כלי גמיש שחותך את כל המסמכים בעסק לפי כל קריטריון שתבחרו, מציג בדיוק את העמודות שאתם רוצים, ומפיק את הדוח כקובץ - או שומר אותו לפעם הבאה.

איפה מוצאים אותו

בתפריט הצדדי, תחת דוחות וניתוחים, בוחרים דוח מסמכים. המסך בנוי משלושה חלקים: חתכים (הסינון), שדות להצגה בדוח (בחירת העמודות), ותצוגה מקדימה חיה. אין צורך לבחור שום דבר כדי להתחיל - הדוח נטען אוטומטית על טווח ברירת מחדל, ומשם משנים אותו לפי הצורך.

חתכים - איך חותכים את הנתונים

בכרטיס חתכים נמצאים כל המסננים, ופה הכוח האמיתי של הדוח:

• תאריך התחלה / תאריך סיום - טווח התקופה.

• סוג מסמך - בחירה מרובה: הצעת מחיר, הזמנת עבודה, תעודת משלוח, תעודת החזרה, חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, חשבונית זיכוי, חשבונית עסקה וקבלה. אפשר לבחור אחד, כמה, או את כולם.

• לקוח - צמצום ללקוח אחד או לכמה לקוחות נבחרים.

• סטטוס - הכל / פתוחים / סגורים.

• מוצר ומוצרים פתוחים - סינון לפי מוצר מסוים (לפי תיאור, מק״ט או מק״ט ספק), או הצגת מסמכים עם שורות מוצר שעדיין פתוחות.

• מספר הזמנת רכש - איתור מסמכים לפי מספר ההזמנה של הלקוח.

• תצוגה - סיכום (שורה למסמך) או מפורט (מוצרים) (שורה לכל מוצר בתוך המסמך).

• ריכוז לפי - קיבוץ התוצאות: ללא ריכוז, לפי לקוח, לפי מסמך או לפי סוג מוצר.

• כולל מחירים - להציג או להסתיר את עמודות הסכומים.

כל שילוב של החתכים האלה עונה על שאלה עסקית אחרת: "כל הזמנות העבודה הפתוחות של החודש", "כל החשבוניות ללקוח מסוים ברבעון", "אילו תעודות משלוח עוד לא הפכו לחשבונית". אתם מרכיבים את השאלה.

שדות להצגה בדוח

מתחת לחתכים בוחרים אילו עמודות יופיעו בדוח - מספר מסמך, הופק בתאריך, סוג מסמך, נושא, תאריך אספקה, תאריך תשלום, לקוח, סה״כ שורה, מע״מ, סה״כ וסוג מטבע. מסמנים רק את מה שרלוונטי לדוח הנוכחי, או לוחצים הצג הכל. כך הדוח לא מוצף במידע מיותר.

תצוגה מקדימה חיה

כל שינוי בחתכים או בעמודות מתעדכן מיד בתצוגה מקדימה, עם כותרת שמראה כמה מסמכים נמצאו ("נמצאו 50 מסמכים"). רואים את התוצאה עוד לפני שמפיקים קובץ - כך אפשר לכוונן את הסינון עד שמקבלים בדיוק את מה שרוצים.

מפיקים PDF או Excel

כשהדוח מוכן, בוחרים פורמט - PDF או Excel - ולוחצים הפק דוח. הקובץ שמתקבל כולל את כל המסמכים לפי הסינון, את העמודות שבחרתם, ושורת סך הכל בתחתית שמסכמת לפני מע״מ, מע״מ וסה״כ (זיכויים מופחתים מהסכום). אם ריכזתם לפי לקוח, כל לקוח מקבל שורת כותרת משלו. גרסת ה-Excel מושלמת אם רוצים להמשיך לחתוך ולסנן בעצמכם או להעביר לרואה החשבון. כמו כל דוח ב-Glance, הקובץ נשמר אוטומטית גם בתיקיית הקבצים של העסק.

דוחות מהירים - שומרים חתך לפעם הבאה

בנית חתך שאתה מפיק כל חודש? במקום להגדיר אותו מחדש בכל פעם, לוחצים שמור כדוח מהיר, נותנים לו שם ("הזמנות פתוחות - חודש נוכחי"), והוא נשמר כצ׳יפ בראש המסך תחת דוחות מהירים. בלחיצה אחת טוענים את כל ההגדרות בחזרה. זה הופך דוח חד-פעמי לתבנית קבועה.

למה זה חשוב

רוב הדוחות במערכת בנויים מראש לשאלה מסוימת - וזה מצוין. אבל תמיד יש את השאלה הספציפית שלכם, זו שאף דוח מוכן לא עונה עליה בדיוק. דוח מסמכים הוא התשובה: כלי הניתוח החופשי שיושב מעל כל המסמכים בעסק, בלי צורך לייצא הכול לאקסל ולחתוך ידנית. מגדירים חתך, רואים תוצאה, מפיקים - ושומרים לפעם הבאה.

זהו פוסט נוסף בסדרת הדוחות של Glance. בהמשך נמשיך דוח-דוח, ונראה איך כל אחד מהם הופך נתונים שכבר נמצאים במערכת לתובנה עסקית - ולפעולה.