ניהול חשבונות פיננסיים בגלאנס: מזומן, המחאות, אשראי ובנק בתמונה אחת

למה בכלל צריך "חשבונות פיננסיים"

לכל עסק יש כמה מקומות שבהם הכסף יושב: מזומן בקופה, המחאות שטרם הופקדו, כספים בדרך מחברת הסליקה, ויתרות בבנק. הבעיה המוכרת היא שהתמונה הזאת מפוזרת - חלק ביומן ידני, חלק באקסל, וחלק בראש.
מודול ניהול החשבונות הפיננסיים בגלאנס מרכז את כל אלה למקום אחד, כך שבכל רגע ברור בדיוק כמה כסף יש ואיפה הוא נמצא.

והכי חשוב: אתם לא צריכים לתחזק את זה ידנית. כל מכירה, קבלה ותשלום כבר רושמים את עצמם בכרטיס הנכון. המסך הזה הוא בעצם ההשתקפות החשבונאית של הפעילות השוטפת שלכם.

שני סוגי כרטיסים: מערכת וקופות

בראש המסך יושבים כרטיסי המערכת - הכנסות, הוצאות, מע״מ עסקאות, התחייבויות שכר ועוד. אלה כרטיסים שגלאנס מנהלת עבורכם אוטומטית: כל חשבונית מזינה את כרטיס ההכנסות, כל הוצאה שנרשמת נכנסת לכרטיס ההוצאות, והמע״מ מצטבר בכרטיס נפרד שממנו נגזר הדיווח לרשויות. אתם לא פותחים אותם ולא מתחזקים אותם - הם פשוט תמיד מעודכנים.

מתחתיהם יושבות הקופות - המקומות הפיזיים שבהם הכסף עובר דרככם:

• קופת מזומן - כל תשלום במזומן שהתקבל ונכנס לקופה של העסק.

• קופת המחאות - צ׳קים שקיבלתם וטרם הופקדו.

• קופת סליקת אשראי - תשלומים בכרטיס אשראי שבדרך אליכם מחברת הסליקה.

לכל קופה יש יתרה חיה שמתעדכנת עם כל תנועה. קופות המזומן, ההמחאות והאשראי נוצרות אוטומטית ברגע שמתקבל תשלום מהסוג המתאים, כך שאין צורך להגדיר אותן מראש.

חשבונות בנק

בטאב הנפרד יושבים חשבונות הבנק שלכם. אפשר להוסיף כמה חשבונות שרוצים, לכל אחד יתרה משלו, וכך התמונה כוללת גם את מה שיושב בבנק ולא רק את מה שעובר בקופה.

כרטסת: כל תנועה, עם יתרה רצה

לחיצה על כל כרטיס פותחת את הכרטסת שלו - פירוט מלא של כל התנועות: תאריך, סוג, הכנסה, הוצאה, ויתרה רצה שמתעדכנת שורה אחר שורה. אפשר לסנן לפי טווח תאריכים (היום, השבוע, החודש, השנה או תאריכים חופשיים), ולהחליט אם להציג את המע״מ בנפרד.

זה המסך שאליו חוזרים כשרוצים להבין "מאיפה הגיעה היתרה הזאת" - כל שורה מקושרת לתנועה האמיתית שיצרה אותה, בין אם זו חשבונית, קבלה או הפקדה.

רישום יומן ידני - כשצריך התאמה נקודתית

רוב הרישומים קורים לבד, אבל לפעמים צריך להזיז כסף בין כרטיסים ידנית - למשל התאמה, תיקון או העברה פנימית. לשם כך יש רישום יומן דו-צדדי: בוחרים כרטיס לחיוב (חובה / DR) וכרטיס לזיכוי (זכות / CR), סכום ותאריך, וגלאנס רושמת את שני צדי הפעולה יחד. ככה הספרים תמיד מאוזנים, בלי להסתבך עם הנהלת חשבונות כפולה.

הפקדה לבנק - סגירת המעגל מהקופה לבנק

כשמפקידים מזומן או המחאות בבנק, גלאנס יודעת ללוות את זה. במסך הפקדה לבנק בוחרים את חשבון הבנק היעד, מסמנים אילו המחאות ואיזה סכום מזומן מפקידים - והמערכת מעבירה את הכסף מקופת המזומן / ההמחאות אל חשבון הבנק, ומעדכנת את שתי היתרות בבת אחת.
המעגל נסגר: הכסף שהיה בקופה נמצא עכשיו בבנק, וזה משתקף בכרטסת.

השורה התחתונה

מודול החשבונות הפיננסיים הוא מרכז השליטה על הכסף בעסק. הוא לא דורש ידע בהנהלת חשבונות, הוא מתעדכן לבד מכל פעילות, ובכל רגע נתון הוא עונה על השאלה הכי חשובה - כמה כסף יש לי, ואיפה הוא נמצא. מזומן, המחאות, אשראי ובנק, הכול בתמונה אחת.