מוצרים ומלאי בגלאנס: קטלוג, מחסנים וספירות - שמתעדכנים לבד
בכל עסק שמוכר מוצרים פיזיים - בין אם זה מלון עם מיני-בר, חנות או סטודיו שמוכר ציוד - המלאי הוא נכס שצריך לנהל. כמה נשאר על המדף, כמה זה עלה, ומתי להזמין עוד. מודול מוצרים ומלאי ב-Glance מרכז את כל זה: קטלוג המוצרים, המחירים, המחסנים והספירות - והכי חשוב, המלאי מתעדכן אוטומטית מכל מכירה ומכל רכש, בלי ספירה ידנית. במדריך הזה נעבור על כל החלקים.
מה זה נותן - מעבר להקלדת שורות על מסמך
גם בלי לנהל מוצרים אפשר להוציא חשבונית: פשוט מקלידים ידנית שם ומחיר בכל שורה. זה עובד, אבל כל מסמך מתחיל מאפס - אין עקביות בשמות ובמחירים, אין מושג כמה נשאר במלאי, ואי אפשר לדעת כמה הרווחתם. ניהול מוצרים ומלאי הופך כל פריט מ"טקסט חופשי על מסמך" לנכס מנוהל במערכת, ובזכות זה מקבלים כמה דברים שאין בעבודה הידנית:
קטלוג קבוע ועקבי: בוחרים מוצר מהרשימה במקום להקליד - מק"ט, יחידה ומחיר נמשכים אוטומטית, זהים בכל מסמך ובכל משתמש.
מעקב מלאי אמיתי: לכל מוצר פיזי יש כמות שהמערכת מנהלת לבד. בכל רגע יודעים כמה נשאר - במקום לנחש או לספור.
עלות ורווחיות: לכל מוצר נשמרים גם מחיר קנייה וגם מחיר מכירה, כך שאפשר לנתח רווחיות אמיתית - משהו שבלתי אפשרי עם שורות חופשיות.
מחירוני ספקים: אותו מוצר יכול להגיע מכמה ספקים במחירים ומק"טים שונים, כשהמערכת יודעת מאיפה הכי משתלם לקנות.
ריבוי מחסנים: המלאי נשמר לפי מחסן - לא רק "כמה בסך הכול", אלא "כמה בכל מקום".
ספירות מלאי: אפשר להשוות בין המערכת למציאות ולתקן פערים בסריקת ברקוד, כך שהמלאי נשאר מדויק.
בקיצור: הקלדה ידנית מספיקה כדי למכור פריט; ניהול מוצרים ומלאי נדרש כדי לנהל אותו - עם מחיר, עלות, כמות ומיקום. עכשיו נעבור על החלקים.
ניהול מוצרים
מסך המוצרים הוא הקטלוג שלכם. כל שורה היא מוצר עם מק"ט, מחיר מכירה, מחיר קנייה (עלות), יחידת מידה, כמות במלאי, וסוג - מוצר עם מלאי או מוצר ללא מלאי (למשל שירות). משם אפשר לחפש, לערוך ולראות בכל רגע מה המצב.
כרטיס מוצר
ביצירת מוצר חדש ממלאים את כל מה שקובע איך הוא יתנהג במערכת: שם, מק"ט (רץ אוטומטית), מק"ט יצרן, יחידת מידה, עלות (כולל או לפני מע"מ), ותמחור לפי רווח על המכירה או רווח על העלות. אפשר גם לשייך ספקים - המחיר והמק"ט של כל ספק נמשכים ממחירון הספק בכרטיס הספק, כך שאותו מוצר יכול להגיע ממספר ספקים במחירים שונים. הבורר "מלאי / ללא מלאי" קובע אם המערכת עוקבת אחרי הכמות של המוצר הזה.
קבוצות מוצרים
כשהקטלוג גדל, נוח לחלק אותו לקבוצות. קבוצת מוצרים מאפשרת לארגן מוצרים לפי קטגוריה - ולצרף לכל קבוצה שדות מותאמים משלה, כך שמוצרים מאותו סוג חולקים את אותו מבנה מידע.
מחסנים
אפשר לנהל את המלאי ביותר ממקום אחד. במסך המחסנים מגדירים כל מחסן עם קוד וכתובת, והמלאי של כל מוצר נשמר לפי מחסן. כך אפשר לדעת לא רק "כמה יש", אלא "כמה יש בכל מחסן".
ספירת מלאי
מדי פעם צריך להשוות בין מה שהמערכת חושבת שיש לבין מה שבאמת על המדף. ספירת מלאי נותנת בדיוק את זה: בוחרים מחסן (או את כל המחסנים), סורקים ברקוד, מזינים כמות וסוגרים את הספירה - והמערכת מתקנת אוטומטית את ההפרשים ורושמת תנועת התאמה. כך המלאי חוזר להיות מדויק.
המלאי מתעדכן לבד - הקשר למודולים אחרים
הכוח האמיתי של המלאי ב-Glance הוא שהוא לא חי בבועה. הכמות מתעדכנת אוטומטית מכל פעולה במערכת, בלי שתצטרכו לגעת בה:
מסמכי מכירה (מסמכים): כשסוגרים חשבונית או תעודת משלוח על מוצר עם מלאי - הכמות יורדת אוטומטית.
מסמכי רכש (מסמכים): כשקולטים חשבונית ספק או תעודת קבלה - הכמות עולה. גם החזרות מזכות את המלאי בחזרה.
קופה (POS): כל מכירה בקופה גורעת מהמלאי באותו רגע, בדיוק כמו מסמך מכירה.
ספקים (לקוחות ושותפים): מחירוני הספקים מזינים את עלות המוצר והמק"ט - כך שהתמחור וניתוח הרווחיות נשענים על נתונים אמיתיים.
דוחות וניתוחים: דוחות הכמויות והרווחיות מבוססים על תנועות המלאי האמיתיות - מכירה, רכש, החזרה והתאמה - ולא על הערכות.
כל תנועה כזו נרשמת בכרטסת התנועות של המוצר, כך שתמיד אפשר לראות מאיפה הגיע כל שינוי בכמות.
לסיכום
מודול מוצרים ומלאי נותן לכם קטלוג מסודר, תמחור שמבוסס על מחירוני ספקים, ניהול מלאי לפי מחסן, וספירות שמתקנות את המציאות - כשהכול מחובר אוטומטית למכירות, לרכש ולקופה. במקום לנחש כמה נשאר, המלאי פשוט תמיד נכון.
נכתב על ידי
ליאור אלקבץ
מייסד ומנכ״ל גלאנס.